REUNIONES NO PRESENCIALES Y DECISIONES POR COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

2020/04/23

Al presentarse circunstancias de tipo sanitario, económico, social o ambiental que impiden la realización de eventos en que se presenten grandes aglomeraciones de personas, surge la necesidad de acudir a ciertos mecanismos ya previstos en las normas, pero poco puestos en práctica hasta el momento.

Concretamente, vamos a referirnos en esta oportunidad a la realización de reuniones en la propiedad horizontal, sea el cuerpo colegiado que sea, pero que en el caso de las asambleas generales exigen un mayor cuidado en el cumplimiento de los requisitos especiales exigidos por las leyes aplicables.


1. REUNIONES NO PRESENCIALES PARA LA REALIZACIÓN DE ASAMBLEAS GENERALES DE COPROPIETARIOS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL.

Según el artículo 39 de la Ley 675 de 2001, la Asamblea General se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de este, dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año.

Se reunirá en forma extraordinaria cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten, por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del Revisor Fiscal o de un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.

Por otro lado, el artículo 42 de la Ley 675 de 2001 establece que habrá reunión de la asamblea general cuando por cualquier medio los propietarios de bienes privados o sus representantes o delegados puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva de conformidad con el quórum requerido para el respectivo caso. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado, de lo cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad. Esta misma norma es muy clara en decir que este tipo de asambleas no presenciales deben poderse probar, lo que conlleva a la importancia de asegurar un registro fidedigno de su realización.

En cualquier de los dos casos, trátese de asambleas ordinarias o extraordinarias, las asambleas generales no presenciales deberán cumplir con tres etapas que se describen en detalle a continuación:


1.1 ETAPA PREPARATORIA.

1.1.1. Convocatoria.

La convocatoria se debe efectuar con una antelación no inferior a quince (15) días calendario y debe contener todos los elementos básicos que cualquier otra, tal y como si fuera presencial, incluyendo:

· Identificación de quien convoca.

· Definición del tipo de asamblea del que se trata, sea ordinaria o extraordinaria.

· Orden del día.

· Fecha de la reunión en primera convocatoria.

· Fecha de la reunión en segunda convocatoria.

· Medio de comunicación a utilizar.

Sobre el último punto es preciso aclarar que no bastaría simplemente con mencionar el medio, sino que será conveniente indicar claramente la forma en que se debe acceder a él, señalando de forma precisa cosas como el nombre de la plataforma; los posibles aparatos que se podrán utilizar (computador, celular, tableta, etc.); la necesidad o no de hacer un registro previo, así como la anticipación con la que deberá completarse; los programas, aplicaciones o controladores que deberán instalarse, si es que así fuera necesario; los accesorios que se van a utilizar (cámara, micrófono, etc.); y la metodología general que se utilizará.

Opcionalmente se podrá incluir una relación de las sanciones a que habría lugar en caso de inasistencia, a no ser que no sean aplicables o su imposición esté suspendida por cuenta de alguna emergencia.

La convocatoria podrá acompañarse de los anexos a que haya lugar y cualquier otra información pertinente.

Toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos.

Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.


1.1.2. Selección del medio a usar.

La norma no señala un medio específico para la realización de la reunión, sin que, al contrario, deja abierta la posibilidad de acudir a cualquiera que se considere conveniente, pero eso no quiere decir que la selección se deba hacer a la ligera.

Para que la reunión tenga efectos jurídicos más adelante y sea menos susceptible a impugnaciones, el medio a usar debe:

· Permitir la identificación de los participantes.

· Permitir la verificación del quórum.

· Permitir que los asistentes participen en la reunión de forma simultánea o sucesiva.

· Facilitar el conteo de votos.

· Dejar un registro completo de la reunión, incluyendo audio, video y/o mensajes escritos.

Sobre el último punto debe resaltarse que la norma es clara al decir que, para acreditar la validez de una reunión no presencial, deberá quedar prueba inequívoca, como fax, grabación magnetofónica o similar, donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, razón por la cual el sistema o plataforma que se elija debe facilitar el cumplimiento de todos estos requisitos.

A la hora de seleccionar el medio a usar, debe tenerse en cuenta el número de copropietarios. Con un número pequeño, para la reunión podrá acudirse a plataformas sencillas y gratuitas que, aunque no cuenten con mayores herramientas especializadas, permitirán que muchos de los aspectos del desarrollo se hagan manualmente, como el llamado a lista, la verificación del quorum y el conteo de votos.

En grandes copropiedades sería mejor contar con la asesoría de una empresa especializada que le permita un mayor grado de procesamiento rápido de datos. Ese tipo de plataformas facilitará la identificación de los propietarios, el ingreso previo de coeficientes, el conteo de votos y el registro de todo lo actuado.

Cuando se opte por los servicios de una empresa especializada, es prudente suscribir un contrato con esta y verificar su legalidad, experiencia y solidez, constatando su inscripción en cámara de comercio y pidiendo soporte de pago de prestaciones sociales cuando algún trabajador deba desplazarse a la copropiedad.


1.1.3. Capacitación.

Con independencia de la plataforma que se escoja, es recomendable capacitarse y conocer a fondo su funcionamiento antes d usarla. Al contratar con una empresa especializada, se sugiere solicitarle una inducción sobre la metodología a aplicar y, de ser necesario, el acompañamiento en tiempo real para la solución de inconvenientes que se puedan presentar.

La mayoría de las plataformas cuenta con herramientas de moderación que, bien utilizadas, pueden mejorar mucho la forma en que la reunión se desarrolla, llegando incluso a superar varios de los obstáculos que las reuniones presenciales presentan.


1.1.4. Envío de la convocatoria.

La norma ordena que toda convocatoria se haga mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos. Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.

Por lo anterior, es muy importante que la administración tenga actualizadas sus bases de datos y envíe las comunicaciones de convocatoria correctamente.

Teniendo en cuenta el auge de las telecomunicaciones, las disposiciones legales cada vez más progresistas y la predilección que debe haber por los medios digitales en épocas de crisis, nada obsta para que la convocatoria sea enviada por correo electrónico a la última dirección, también electrónica, registrada por los copropietarios, teniendo el cuidado de dejar las correspondientes constancias y pruebas de lo actuado.


1.1.5. Privacidad y protección de datos personales.

En esta etapa previa al desarrollo de la asamblea no presencial, se debe poner atención a no compartir información que deba ser tratada exclusivamente por la administración. En ese sentido, se recomienda tomar las precauciones para que cada persona que reciba la convocatoria no tenga acceso a las direcciones físicas o electrónicas, a los teléfonos o a otros datos personales de los demás convocados.


1.2. ETAPA DE DESARROLLO.

1.2.1. Generalidades

El desarrollo de la reunión no presencial o virtual no debería ser muy distinto que el de una reunión presencial. Antes de comenzar, es prudente verificar que los sistemas funcionen correctamente.

Se deberá agotar el orden del día tal y como se programó, con las modificaciones que en la misma reunión se propongan y aprueben.

Se deberá verificar el quorum, sea con llamado a lista o sea con la ayuda de la plataforma especializada que se haya contratado. Se debe advertir a los asistentes de la necesidad de que permanezcan en la reunión de comienzo a fin. También se les debe informar (o recordar, si ya se informó en la convocatoria) cuáles serán las reglas que se van a seguir, incluyendo ilustrar a los participantes sobre aspectos como el método de votación o la forma en que se podrá solicitar y ejercer el uso de la palabra.

Es indispensable que el revisor o revisora fiscal asista a la reunión y permanezca en ella todo el tiempo que dure. De esto se deberá dejar constancia al principio y al final del registro que se haga.

Es perfectamente válido que se acuda también a la designación de un comité de verificación del acta.

Como se dijo más atrás, quien esté moderando la reunión podrá acudir a las herramientas que ofrece la plataforma, incluyendo el control del orden de las intervenciones y su duración.

Otra herramienta que las plataformas ofrecen es la función de compartir pantallas, lo que facilitaría en un momento dado la presentación de informes, balances, gráficas, imágenes y videos, entre otros. Es importante tener preparados, ordenados y accesibles esos medios, para evitar contratiempos.

Por otro lado, conviene preparar con anticipación la forma en que se van a tomar ciertas decisiones. Por ejemplo, para facilitar la elección de concejeros, es posible sugerir la conformación de planchas o la postulación previa.

Como en toda reunión, al momento de tomar decisiones se deberá dejar constancia de las propuestas, de la forma que se hará la selección, de los porcentajes finales de la votación y de la opción ganadora.

Finalmente, a la reunión no presencial o virtual se podrá acudir mediante apoderado, para lo cual este deberá estar acreditado mediante el documento respectivo, hecho llegar a la administración oportunamente.


1.2.2. Quorum y validez de la reunión.

El artículo 44 de la Ley 675 de 2001 establece que en los casos a que se refieren los artículos 42 y 43 (referidos a reuniones no presenciales y a decisiones por comunicación escrita), las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva, o en la comunicación escrita.

Si esta norma se interpretara a rajatabla, la realización de reuniones no presenciales sería inviable desde el punto de vista práctico, pues es casi imposible garantizar que todos los copropietarios acudan sin excepción. Como decimos, en la práctica suele suceder que algún convocado no pueda (por razones familiares, laborales o de salud) o no simplemente no quiera asistir, y que además tampoco pueda o se niegue a designar a alguien que lo represente.

Por lo anterior, la norma deberá interpretarse en el sentido de que las decisiones serán ineficaces cuando alguno de los propietarios asistentes que conforman el quorum necesario, no haya participado o no haya tenido la forma de participar en la comunicación simultanea o sucesiva.

Esta interpretación encuentra apoyo en la directriz del Decreto 398 de 13 de marzo de 2020, que establece que “cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros» se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.” Aunque en principio esta norma está dirigida a sociedades comerciales, el decreto es claro en afirmar que todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas allí previstas en la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados, lo que incluye a las propiedades horizontales.

Siguiendo esta línea, nos encontramos con que es necesario tener cuidado y reglas claras para la participación de los asistentes y la forma que pedirán y harán uso de la palabra. También será necesario asegurarse de que la plataforma a usar permita verificar la presencia de los asistentes mínimamente requeridos a la hora de tomar cada decisión.

Debe aclararse que, ante la posibilidad de que algunos asistentes se retiren de la reunión antes de que termine, lo importante es que cada decisión tomada cuente con el quorum requerido y que los participantes restantes participen o estén en la posibilidad de intervenir.

En nuestro concepto, la reunión no presencial solo será ineficaz, total o parcialmente, respecto de aquellas decisiones en las que la ausencia de algún o algunos participantes rompa el quorum requerido, o cuando, aun manteniendo el quorum, su número sea tan representativo como para establecer que el resultado de la votación pudo haber sido diferente.


1.3. ETAPA POSTERIOR

Terminada la reunión, se deberá cumplir con el inciso final del artículo 44 de la Ley 675 de 2001, en el sentido de asentar las actas en el libro respectivo, suscribir por el representante legal y comunicar a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.

El acta también deberá firmarse por los integrantes del comité verificador que se haya designado en la reunión y por el revisor fiscal, teniendo en cuenta que este último tiene la función de dar fe de que las comunicaciones se produjeron de forma inmediata.

Al acta deberá anexarse copia de la convocatoria y el registro que se haya dejado. Del registro (que muy seguramente se hará en audio y/o en video) solo se podrá entregar copia a quien lo solicite mediante la intervención judicial, teniendo en cuenta que puede contener datos sujetos de protección. Además, a no ser que lo que se esté atacando sea la validez del acta, el acta misma asentada por escrito, firmada y publicada oportunamente, deberá ser prueba suficiente de lo actuado.


2. DECISIONES POR COMUNICACIÓN ESCRITA EN ASAMBLEAS GENERALES DE COPROPIETARIOS EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL

Las decisiones por comunicación escrita son, según nuestro concepto, un mecanismo diferente (no auxiliar ni complementario) de las asambleas presenciales y no presenciales. Este mecanismo, por estar regulado en varias normas diferentes, como los son los artículos 39, 43 y 44 de la Ley 675 de 2001, puede parecer confuso, pero en realidad su procedimiento es sencillo y se desarrollaría de en las siguientes etapas:


2.1. CONVOCATORIA.

La convocatoria será en este caso un escrito en el que se dará a conocer a los asambleístas una situación que deberá ser objeto de una decisión concreta. Los asuntos a tratar serán únicos y no se podrán tomar decisiones sobre temas distintos a los allí contenidos.

No se podrán tomar decisiones que exigen mayoría calificada, que son las establecidas en el artículo 46 de la Ley 675 de 2001.

Tampoco se recomienda intentar usar este mecanismo en casos que requieran algún tipo de deliberación o debate, pues no será posible. Por eso se sugiere que el mecanismo se use en casos en que la situación ya haya sido debatida y solo haga falta expresar la decisión.

El envío de la convocatoria deberá cumplir con todos los requisitos de ley para cualquier tipo de asamblea.


2.2. DESARROLLO.

Enviada la convocatoria y recibida por el copropietario, este tendrá un (1) mes, contado a partir del envío de la última comunicación por parte de quien convoca, para hacer llegar la respuesta con su decisión, expresándola claramente y por escrito.

La comunicación de respuesta deberá contener:

· Nombre del copropietario que emite la comunicación.

· Contenido de la decisión.

· Fecha y hora en que se hace la comunicación.

· Firma.

· Prueba de la condición de apoderado o delegado con la que se actúa, si es el caso.

Finalizado el mes necesario para la obtención de las respuestas, estas se abrirán y estudiarán para hacer el cómputo de las mayorías, de los votos y del resultado final, aplicando los coeficientes correspondientes.

Debido a que este tipo de decisiones se hace por una convocatoria única, la mayoría respectiva se computará sobre el total de los coeficientes que integran el edificio o conjunto.


2.3. FINALIZACIÓN Y ACTA.

Terminada la actuación, se deberá cumplir con el inciso final del artículo 44 de la Ley 675 de 2001, en el sentido de asentar las actas en el libro respectivo, suscribir por el representante legal y comunicar a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el procedimiento.

Al acta deberá anexarse copia de la convocatoria y el registro que se haya dejado. Del registro de las comunicaciones escritas solo se podrá entregar copia a quien lo solicite mediante la intervención judicial, teniendo en cuenta que puede contener datos sujetos de protección. Además, a no ser que lo que se esté atacando sea la validez del acta, el acta misma asentada por escrito, firmada y publicada oportunamente, deberá ser prueba suficiente de lo actuado.

Al igual que en el caso de las reuniones no presenciales, el artículo 44 de la Ley 675 de 2001 establece que, en las decisiones por comunicación escrita, las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe.

Aclaramos nuevamente que dicha norma deberá interpretarse en el sentido de que las decisiones serán ineficaces cuando alguno de los propietarios asistentes que conforman el quorum necesario, no haya participado de la comunicación escrita.

En ese sentido, es necesario tener cuidado con la redacción y los datos de las comunicaciones que se envían, así como con el examen de las comunicaciones que se reciben. Echar mano de un formato sería pertinente, de manera que los participantes del ejercicio no se confundan y entreguen la información necesaria.

En nuestro concepto, decisión por comunicación escrita solo será ineficaz cuando no se alcance el quorum requerido.


3. REUNIONES NO PRESENCIALES DE OTROS ÓRGANOS COLEGIADOS DE LA PROPIEDAD HORIZONTAL.

Los concejos de administración, comités de convivencia u otros comités también pueden celebrar reuniones no presenciales, haciendo las siguientes presiones: 1. Se recomienda hacer una convocatoria previa (preferiblemente por correo físico o electrónico, más no por aplicaciones de mensajería instantánea), indicado fecha, hora y medio de comunicación a utilizar; 2. Se recomienda incluir en dicha convocatoria el orden del día correspondiente; 3. Aun cuando se trate de una reunión no presencial, deberá levantarse y asentarse en el libro respectivo un acta que haga constar las decisiones adoptadas.


4. CONSIDERACIONES FINALES

Los mecanismos acá descritos con detalle corresponden a lo regulado por la ley al respecto, pero nada obsta para que cada copropiedad regule el tema en sus propios reglamentos y manuales de convivencia, de manera que se le pueda sacar el mayor provecho a estos mecanismos, especialmente en casos de emergencia.

Los reglamentos y manuales pueden establecer sistemas de representación y delegación que faciliten la toma de decisiones cuando se acuda a estos mecanismos, especialmente cuando se trate de copropiedades numerosas.

Este artículo pretende ser una guía definitiva para la realización de reuniones no presenciales y toma de decisiones por comunicación escrita en la propiedad horizontal, de manera que agradecemos comentarios, sugerencias y observaciones que contribuyan a complementarlo y aclararlo más adelante.

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